Éléments pour l'analyse de l'existant et des besoins
La phase d'analyse de l'existant et des besoins est une phase essentielle et complexe. Elle doit aboutir à des spécifications générales qui décrivent en langage naturel les données manipulées, et les traitements à effectuer sur ces données.
On se propose de donner une liste non exhaustive d'actions à mener pour rédiger de telles spécifications.
Méthode : L'analyse de documents existants
La conception d'une base de données s'inscrit généralement au sein d'usages existants. Ces usages sont généralement, au moins en partie, instrumentés à travers des documents électroniques ou non (papier typiquement). Il est fondamental d'analyser ces documents et de recenser les données qu'ils manipulent.
Exemple : Exemples de document existants à analyser
Fichiers papiers de stockage des données (personnel, produits, etc.)
Formulaires papiers d'enregistrement des données (fiche d'identification d'un salarié, fiche de description d'un produit, bon de commande, etc.)
Documents électroniques de type traitement de texte (lettres, mailing, procédures, etc.)
Documents électroniques de type tableurs (bilans, statistiques, calculs, etc.)
Bases de données existantes, à remplacer ou avec lesquelles s'accorder (gestion des salaires, de la production, etc.)
Intranet d'entreprise (information, téléchargement de documents, etc.)
etc.
Méthode : Le recueil d'expertise métier
Les données que la base va devoir manipuler sont toujours relatives aux métiers de l'entreprise, et il existe des experts qui pratiquent ces métiers. Le dialogue avec ces experts est une source importante d'informations. Il permet également de fixer la terminologie du domaine.
Exemple : Exemples d'experts à consulter
Praticiens (secrétaires, ouvrier, contrôleurs, etc.)
Cadres (responsables de service, contre-maîtres, etc.)
Experts externes (clients, fournisseurs, etc.)
etc.
Méthode : Le dialogue avec les usagers
La base de données concerne des utilisateurs cibles, c'est à dire ceux qui produiront et consommeront effectivement les données de la base. Il est nécessaire de dialoguer avec ces utilisateurs, qui sont les détenteurs des connaissances relatives aux besoins réels, liés à leur réalité actuelle (aspects de l'organisation fonctionnant correctement ou défaillants) et à la réalité souhaitée (évolutions, lacunes, etc.).
Exemple : Exemples d'utilisateurs avec qui dialoguer
Personnes qui vont effectuer les saisies d'information (à partir de quelles sources ? Quelle est leur responsabilité ? etc.)
Personnes qui vont consulter les informations saisies (pour quel usage ? pour quel destinataire ? etc.)
Personnes qui vont mettre à jour les informations (pour quelles raisons ? comment le processus est enclenché ? etc.)
etc.
Méthode : L'étude des autres systèmes informatiques existants
la base de données va généralement (et en fait quasi systématiquement aujourd'hui) s'insérer parmi un ensemble d'autres logiciels informatiques travaillant sur les données de l'entreprise. Il est important d'analyser ces systèmes, afin de mieux comprendre les mécanismes existants, leurs forces et leurs lacunes, et de préparer l'intégration de la base avec ces autres systèmes. Une partie de ces systèmes seront d'ailleurs souvent également des utilisateurs de la base de données, tandis que la base de données sera elle même utilisatrice d'autre systèmes.
Exemple : Exemples d'autres systèmes coexistants à étudier
Autres bases de données (les données sont elle disjointes ou partiellement communes avec celles de la base à concevoir ? quelles sont les technologies logicielles sur lesquelles reposent ces BD[1] ? etc.)
Systèmes de fichiers classiques (certains fichiers ont-ils vocations à être supplantés par la base ? à être générés par la base ? à alimenter la base ? etc.)
Applications (ces applications ont elles besoins de données de la base ? peuvent-elles lui en fournir ? etc.)
etc.
Complément : Méthodes d'analyse
Il existe des outils et méthodes d'analyse en ingénierie, comme l'analyse fonctionnelle (AF), qui dépassent le cadre de la conception des bases de données, mais sont tout à fait complémentaires.