Workflow
Définition : Workflow documentaire
Un workflow documentaire est une gestion informatique d'un processus métier lié à un document.
La plupart des systèmes de GED intègre des moteurs de workflow qui permettent de modéliser des processus complexes.
Exemple : Déclaration d'un workflow simple (Alfresco)
Soit un workflow d'approbation très simple :
Les documents peuvent être envoyés en validation, ils sont alors déplacés dans un sous-répertoire spécifique
Une fois relus et validés, éventuellement modifiés, il peuvent être replacés dans leur répertoire d'origine
Soit un espace (répertoire) principal nf29 contenant un sous-espace En cours que l'on destine à recevoir les contenus en cours de validation.
L'action Validation est définie pour l'espace nf29 comme l'action de déplacer un document vers l'espace En cours. D'autres actions pourraient être faites concomitamment : comme modifier des méta-données, envoyer une alerte à l'utilisateur en charge de la validation, etc.
De la même façon l'action OK est définie pour l'espace En cours comme l'action de déplacer un document vers nf29.
Exemple : Utilisation d'un workflow simple (Alfresco)
Quand un document est dans l'espace nf29 il dispose de l'action supplémentaire Validation qui l'envoie dans l'espace En cours.
Quand il est dans l'espace En cours il dispose de l'action supplémentaire OK qui le renvoie dans l'espace d'origine.