La création d'un rapport passe par plusieurs étapes :
La définition des sources de données (Data Sources) : une ou plusieurs sources de données (bases de données compatibles JDBC ou fichiers texte) peuvent être ajoutées au rapport.
La définition des jeux de données (Data Sets) : un jeu de données est un ensemble d'informations destinées à être mises en forme par un tableau ou un graphique. C'est en fait le résultat d'une requête SQL plus ou moins complexe sur une source de données.
Le placement des éléments : les éléments de base (tableaux, listes, graphiques, images, ...) sont insérés dans le rapport par « glisser-déposer ».
La configuration : un jeu de données est associé à chaque élément et les paramètres de rendu sont modifiés.
La prévisualisation : une option de prévisualisation permet de lancer la génération du rapport.
La mise en exploitation se fait en déployant le rapport sur un serveur d'applications J2EE dans lequel le moteur d'exécution BIRT a été installé. Le rapport sera alors accessible par une URL dont les paramètres permettent notamment d'indiquer le format de génération (PDF ou HTML).